HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ KHI ĐÁNH GIÁ ISO 22000:2018 – HƯỚNG DẪN ĐẦY ĐỦ CHO DOANH NGHIỆP

Đánh giá ISO 22000:2018 là bước quan trọng để xác nhận doanh nghiệp đã xây dựng và vận hành Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (Food Safety Management System – FSMS) phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn.

Trong quá trình đánh giá, chuyên gia đánh giá không chỉ xem xét tài liệu mà còn đối chiếu giữa hồ sơ, hoạt động thực tế và mức độ tuân thủ của doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp đầu tư xây dựng hệ thống bài bản nhưng vẫn phát sinh điểm không phù hợp (Nonconformity) do hồ sơ chưa đầy đủ, thiếu tính nhất quán hoặc không phản ánh đúng quá trình vận hành. Vì vậy, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước ngày đánh giá không chỉ giúp quá trình đánh giá diễn ra thuận lợi mà còn thể hiện hiệu lực của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.

Vì sao hồ sơ là yếu tố quan trọng trong đánh giá ISO 22000?

Theo ISO 22000:2018, doanh nghiệp phải duy trì các thông tin dạng văn bản (Documented Information) để chứng minh hệ thống được thiết lập, triển khai và cải tiến liên tục.

Đối với chuyên gia đánh giá, hồ sơ đánh giá ISO 22000 là bằng chứng khách quan để xác minh:

• Doanh nghiệp có thực hiện đúng các quy trình đã ban hành hay không.
• Các mối nguy về an toàn thực phẩm đã được nhận diện và kiểm soát đầy đủ.
• Hoạt động giám sát, xác minh và cải tiến có được thực hiện thường xuyên hay chỉ mang tính hình thức.
• Hệ thống quản lý có đang vận hành hiệu lực và đáp ứng yêu cầu của ISO 22000:2018.

Nói cách khác, "không có hồ sơ đồng nghĩa với việc không có bằng chứng", dù doanh nghiệp khẳng định đã thực hiện trên thực tế.

Hồ sơ đánh giá ISO 22000:2018 - Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Nhóm 1. Hồ sơ về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm

Đây là nhóm hồ sơ giúp chuyên gia đánh giá hiểu cách doanh nghiệp xây dựng và quản lý hệ thống.

Thông thường cần chuẩn bị:

• Phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
• Chính sách an toàn thực phẩm.
• Mục tiêu an toàn thực phẩm.
• Sơ đồ tổ chức và phân công trách nhiệm.
• Danh mục tài liệu của hệ thống.
• Quy trình và hướng dẫn công việc.

Đánh giá viên sẽ xem xét sự phù hợp giữa phạm vi chứng nhận, cơ cấu tổ chức và hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

Nhóm 2. Hồ sơ phân tích mối nguy và kiểm soát rủi ro

Đây là nhóm hồ sơ được xem là "trọng tâm" của ISO 22000:2018 vì phản ánh cách doanh nghiệp kiểm soát an toàn thực phẩm dựa trên rủi ro.

Các hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Mô tả sản phẩm và mục đích sử dụng.
• Sơ đồ quy trình sản xuất.
• Xác nhận sơ đồ quy trình tại hiện trường.
• Hồ sơ phân tích mối nguy.
• Đánh giá mức độ rủi ro.
• Xác định các CCP và OPRP.
• Kế hoạch kiểm soát và phương pháp giám sát.
• Giới hạn tới hạn (nếu áp dụng).

Chuyên gia đánh giá sẽ kiểm tra xem việc xác định mối nguy có phù hợp với quy trình sản xuất, nguyên liệu và điều kiện vận hành thực tế hay không.

Nhóm 3. Hồ sơ vận hành và giám sát

Sau khi thiết lập các biện pháp kiểm soát, doanh nghiệp cần chứng minh rằng các hoạt động này được thực hiện thường xuyên thông qua hồ sơ.

Nhóm hồ sơ này thường bao gồm:

• Nhật ký giám sát CCP và OPRP.
• Hồ sơ kiểm tra nguyên liệu đầu vào.
• Hồ sơ kiểm tra bán thành phẩm và thành phẩm.
• Hồ sơ vệ sinh nhà xưởng, thiết bị và dụng cụ.
• Hồ sơ kiểm soát côn trùng và động vật gây hại.
• Hồ sơ bảo trì, bảo dưỡng máy móc.
• Hồ sơ hiệu chuẩn thiết bị đo lường.
• Hồ sơ đào tạo nhân viên.
• Hồ sơ kiểm soát nhà cung cấp.

Trong quá trình đánh giá, chuyên gia thường lựa chọn ngẫu nhiên một hồ sơ để kiểm tra khả năng truy xuất và đối chiếu với hoạt động thực tế tại hiện trường.

Nhóm 4. Hồ sơ xác minh và cải tiến hệ thống

ISO 22000 không chỉ yêu cầu doanh nghiệp kiểm soát mối nguy mà còn phải chứng minh hệ thống được đánh giá và cải tiến liên tục.

Các hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

• Báo cáo đánh giá nội bộ.
• Biên bản xem xét của lãnh đạo.
• Hồ sơ hành động khắc phục.
• Hồ sơ xử lý sản phẩm không phù hợp.
• Hồ sơ xác minh và thẩm tra.
• Hồ sơ khiếu nại khách hàng.
• Hồ sơ diễn tập thu hồi hoặc thu hồi sản phẩm (nếu áp dụng).

Đây là bằng chứng quan trọng thể hiện doanh nghiệp chủ động nhận diện vấn đề và cải tiến hệ thống theo chu trình PDCA.

Nhóm 5. Hồ sơ tuân thủ và truy xuất nguồn gốc

Ngoài các yêu cầu của tiêu chuẩn, nhiều doanh nghiệp còn phải đáp ứng yêu cầu pháp luật và yêu cầu của khách hàng.

Do đó cần chuẩn bị:

• Hồ sơ truy xuất nguồn gốc nguyên liệu và thành phẩm.
• Hồ sơ kiểm nghiệm sản phẩm.
• Giấy phép hoặc chứng nhận liên quan.
• Hồ sơ đánh giá nhà cung cấp.
• Hồ sơ tuân thủ quy định về an toàn thực phẩm.

Đây là nhóm hồ sơ giúp chứng minh doanh nghiệp đáp ứng đồng thời yêu cầu của ISO 22000 và các quy định hiện hành.

Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ

Trong thực tế đánh giá, nhiều điểm không phù hợp không xuất phát từ việc thiếu quy trình mà đến từ cách quản lý hồ sơ.

Một số lỗi phổ biến gồm:

• Hồ sơ ghi chép không đầy đủ hoặc bỏ trống thông tin.
• Nội dung giữa các biểu mẫu không thống nhất.
• Hồ sơ không được ký xác nhận hoặc phê duyệt theo quy định.
• Sử dụng biểu mẫu cũ sau khi tài liệu đã được sửa đổi.
• Không lưu giữ đầy đủ hồ sơ theo thời gian quy định.
• Hồ sơ không phản ánh đúng hoạt động thực tế.

Việc rà soát và chuẩn hóa hồ sơ trước ngày đánh giá sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ phát sinh điểm không phù hợp.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước ngày đánh giá?

Để quá trình đánh giá diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp nên:

• Rà soát toàn bộ hồ sơ theo từng quy trình.
• Kiểm tra tính nhất quán giữa tài liệu và thực tế vận hành.
• Chuẩn bị hồ sơ theo từng bộ phận để dễ dàng truy xuất.
• Hoàn thành đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo trước khi đánh giá chứng nhận.
• Phổ biến kế hoạch đánh giá và phân công người phụ trách từng nội dung.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình đánh giá mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và mức độ trưởng thành của Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đánh giá ISO 22000 không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu của ISO 22000:2018 mà còn là cơ sở chứng minh doanh nghiệp đang vận hành Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm một cách hiệu lực và nhất quán. Khi hồ sơ được xây dựng đầy đủ, cập nhật thường xuyên và phản ánh đúng hoạt động thực tế, doanh nghiệp sẽ nâng cao khả năng đạt chứng nhận, tăng niềm tin của khách hàng và tạo nền tảng cho hoạt động cải tiến liên tục.

Quý khách hàng có nhu cầu đăng ký chứng nhận/đào tạo ISO hoặc cần tư vấn lựa chọn tiêu chuẩn phù hợp, vui lòng liên hệ KMRA để được hỗ trợ và nhận báo giá chi tiết.

KMRA tư vấn quy trình chứng nhận, phạm vi đánh giá, thời gian thực hiện và chi phí phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động của từng doanh nghiệp.

Trụ sở HCM:         ☎︎+84 28 3535 4350 | Zalo 0983 890 712 | kmarvn@kmr.com.vn

Chi nhánh Hà Nội:☎︎ Zalo 0966 177 712 | support.hanoi@kmr.com.vn

KMRA ACADEMY:   ☎︎ Zalo 0982 704 713| sales01@kmr.com.vn