QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN ISO 45001 VÀ CÁC LỖI DOANH NGHIỆP THƯỜNG GẶP

Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn quy trình chứng nhận ISO 45001 để xây dựng môi trường làm việc an toàn, bảo vệ người lao động và nâng cao năng lực cạnh tranh. Đây là nền tảng quan trọng cho sự phát triển bền vững trong thời đại hiện nay.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ quy trình chứng nhận ISO 45001, dẫn đến việc triển khai kéo dài, phát sinh nhiều điểm không phù hợp trong quá trình đánh giá.

Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các bước triển khai, các lỗi thường gặp và những cập nhật mới nhất của tiêu chuẩn ISO 45001.

I. ISO 45001 là gì?

Tiêu chuẩn ISO 45001 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (Occupational Health & Safety Management System – OH&S), được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO).

Tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệp:

+ Kiểm soát rủi ro về an toàn lao động.

+ Giảm thiểu tai nạn và bệnh nghề nghiệp.

+ Tuân thủ quy định pháp luật.

+ Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.

+ Gia tăng cơ hội tham gia các dự án lớn trong nước và quốc tế.

II. Quy trình chứng nhận ISO 45001 gồm những bước nào?

Quy trình thực hiện chứng nhận ISO 45001

Bước 1: Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp

Đây là bước đầu tiên trong quy trình chứng nhận ISO 45001.

Doanh nghiệp cần đánh giá:

- Hiện trạng quản lý an toàn lao động.

- Các quy trình đang áp dụng.

- Hồ sơ pháp lý liên quan.

- Các mối nguy và rủi ro hiện hữu.

Mục tiêu của bước này là xác định khoảng cách giữa thực trạng và yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001.

Bước 2: Xây dựng hệ thống tài liệu ISO 45001

Doanh nghiệp tiến hành xây dựng:

- Chính sách OH&S.

- Mục tiêu an toàn sức khỏe nghề nghiệp.

- Quy trình vận hành.

- Hướng dẫn công việc.

- Biểu mẫu kiểm soát.

Hiện nay, xu hướng mới không còn tập trung vào việc xây dựng quá nhiều tài liệu mà ưu tiên tính hiệu quả và khả năng áp dụng thực tế.

Bước 3: Nhận diện mối nguy và đánh giá rủi ro

Đây được xem là "trái tim" của tiêu chuẩn ISO 45001.

Doanh nghiệp cần:

Nhận diện các mối nguy tại nơi làm việc.

Đánh giá mức độ rủi ro.

Xây dựng biện pháp kiểm soát.

Theo dõi hiệu lực kiểm soát.

Các yếu tố cần xem xét bao gồm:

Máy móc thiết bị.

Hóa chất.

Điện năng.

Làm việc trên cao.

Môi trường làm việc.

 Yếu tố tâm lý và sức khỏe tinh thần.

Bước 4: Đào tạo và triển khai thực tế

Sau khi xây dựng hệ thống, doanh nghiệp cần:

+ Đào tạo nhận thức ISO 45001.

+ Đào tạo đánh giá nội bộ.

+ Đào tạo quản lý rủi ro.

+ Phổ biến quy trình cho toàn bộ nhân viên.

Sự tham gia của người lao động là yêu cầu bắt buộc trong ISO 45001.

Bước 5: Đánh giá nội bộ

Doanh nghiệp tiến hành kiểm tra:

Mức độ tuân thủ quy trình.

Hiệu quả vận hành hệ thống.

Các điểm chưa phù hợp.

Kết quả đánh giá nội bộ là cơ sở để cải tiến trước khi đăng ký đánh giá chứng nhận.

Bước 6: Xem xét của lãnh đạo

Ban lãnh đạo cần đánh giá:

- Hiệu quả hệ thống.

- Mức độ đạt mục tiêu.

- Kết quả đánh giá nội bộ.

- Các cơ hội cải tiến.

Đây là bằng chứng quan trọng trong quy trình chứng nhận ISO 45001.

Bước 7: Đánh giá chứng nhận

Tổ chức chứng nhận thực hiện:

Giai đoạn 1 (Stage 1)

Đánh giá:

Hồ sơ tài liệu.

Sự sẵn sàng của hệ thống.

Giai đoạn 2 (Stage 2)

Đánh giá thực tế tại doanh nghiệp:

Phỏng vấn nhân viên.

Kiểm tra hiện trường.

Kiểm tra hồ sơ bằng chứng.

Nếu đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp chứng nhận ISO 45001 có hiệu lực 03 năm.

III. Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi chứng nhận ISO 45001

1. Xây dựng tài liệu quá phức tạp

Nhiều doanh nghiệp sao chép nguyên mẫu tài liệu từ đơn vị khác.

Hậu quả:

Nhân viên không hiểu.

Khó áp dụng thực tế.

Phát sinh nhiều điểm không phù hợp.

2. Thiếu sự tham gia của người lao động

ISO 45001 yêu cầu người lao động phải được tham vấn và tham gia vào quá trình xây dựng hệ thống. Nhiều doanh nghiệp chỉ giao cho bộ phận HSE hoặc ISO thực hiện. Điều này thường bị phát hiện trong các cuộc đánh giá bên thứ ba.

3. Đánh giá rủi ro mang tính hình thức

Sai lầm phổ biến là:

Sao chép danh mục rủi ro.

Không cập nhật rủi ro mới.

Không đánh giá hiệu quả kiểm soát.

Đây là lỗi nghiêm trọng nhất trong quy trình chứng nhận ISO 45001.

4. Không cập nhật yêu cầu pháp luật

Doanh nghiệp thường tập trung vào tiêu chuẩn ISO nhưng bỏ qua:

Luật An toàn vệ sinh lao động.

Nghị định liên quan.

Quy chuẩn kỹ thuật ngành nghề.

Điều này có thể dẫn đến không phù hợp lớn (Major Nonconformity).

5. Thiếu bằng chứng thực hiện

Nhiều doanh nghiệp có quy trình rất đầy đủ nhưng không có:

Biên bản đào tạo.

Hồ sơ kiểm tra thiết bị.

Hồ sơ giám sát môi trường lao động.

Hồ sơ hành động khắc phục.

Trong ISO 45001, "không có bằng chứng đồng nghĩa với chưa thực hiện".

IV. Những thay đổi và xu hướng mới nhất của ISO 45001

1. Bổ sung yêu cầu xem xét biến đổi khí hậu

Tháng 02/2024, ISO đã ban hành Amendment 1:2024 yêu cầu các tổ chức phải xem xét yếu tố biến đổi khí hậu trong bối cảnh hoạt động và nhu cầu của các bên liên quan. Đây là thay đổi áp dụng cho tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO.

Điều này đồng nghĩa doanh nghiệp cần đánh giá:

+ Nắng nóng cực đoan.

+ Ngập lụt.

+ Thiên tai.

Các tác động khí hậu đến an toàn người lao động.

2. Tăng cường quản lý sức khỏe tâm lý

Các dự thảo sửa đổi mới của ISO 45001 đang nhấn mạnh hơn vào:

+ Sức khỏe tinh thần.

+ Stress nghề nghiệp.

+ Burnout.

+ Bạo lực và quấy rối nơi làm việc.

Đây là xu hướng được nhiều tập đoàn đa quốc gia đặc biệt quan tâm.

3. Chú trọng văn hóa an toàn

Xu hướng đánh giá hiện nay không chỉ dừng lại ở hồ sơ.

Chuyên gia đánh giá ngày càng quan tâm đến:

 Nhận thức của nhân viên.

Hành vi an toàn.

Mức độ cam kết của lãnh đạo.

Văn hóa báo cáo sự cố.

4. Tích hợp với ESG

Nhiều doanh nghiệp đang tích hợp ISO 45001 vào chiến lược ESG (Environmental, Social, Governance).

Trong đó:

ISO 14001 hỗ trợ khía cạnh Environment.

ISO 45001 hỗ trợ khía cạnh Social.

ISO 37301 hoặc ISO 37001 hỗ trợ Governance.

Đây là xu hướng nổi bật của các doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệp niêm yết.

V. Kết luận

Việc hiểu đúng quy trình chứng nhận ISO 45001 sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian triển khai, giảm chi phí tư vấn và nâng cao tỷ lệ đạt chứng nhận ngay trong lần đánh giá đầu tiên.

Trong giai đoạn 2026–2027, các xu hướng mới như biến đổi khí hậu, sức khỏe tâm lý, văn hóa an toàn và ESG sẽ ngày càng ảnh hưởng đến cách thức xây dựng và vận hành hệ thống ISO 45001. Do đó, doanh nghiệp cần chuyển từ tư duy "đạt chứng nhận" sang tư duy "quản trị rủi ro và cải tiến liên tục" để khai thác tối đa giá trị của tiêu chuẩn này.

Quý khách hàng có nhu cầu đăng ký chứng nhận/đào tạo ISO hoặc cần tư vấn lựa chọn tiêu chuẩn phù hợp, vui lòng liên hệ KMRA để được hỗ trợ và nhận báo giá chi tiết.

KMRA tư vấn quy trình chứng nhận, phạm vi đánh giá, thời gian thực hiện và chi phí phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động của từng doanh nghiệp.

Trụ sở HCM:         ☎︎+84 28 3535 4350 | Zalo 0983 890 712 | kmarvn@kmr.com.vn

Chi nhánh Hà Nội:☎︎ Zalo 0966 177 712 | support.hanoi@kmr.com.vn

KMRA ACADEMY:   ☎︎ Zalo 0982 704 713| sales01@kmr.com.vn