QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN ISO 9001:2015 TỪ A-Z VÀ HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ

Quy trình chứng nhận ISO 9001:2015 gồm 07 bước cơ bản: đăng ký chứng nhận, xem xét hồ sơ, đánh giá giai đoạn 1, đánh giá giai đoạn 2, thẩm xét hồ sơ, cấp chứng nhận và đánh giá giám sát hàng năm. Bài viết dưới đây của KMRA sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, hồ sơ cần chuẩn bị khi làm ISO 9001:2015.

ISO 9001:2015 là gì?

ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System - QMS) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành. Tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và cải tiến liên tục hoạt động kinh doanh.

Hiện nay, chứng nhận ISO 9001:2015 được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, dịch vụ, xây dựng, logistics, giáo dục, y tế và nhiều lĩnh vực khác.
 

Quy trình chứng nhận ISO 9001:2015 từ A-Z và hồ sơ cần chuẩn bị

Vì sao doanh nghiệp cần chứng nhận ISO 9001:2015?

Việc đạt được chứng nhận ISO 9001:2015 mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Nâng cao uy tín và hình ảnh doanh nghiệp.
• Tăng sự tin tưởng từ khách hàng và đối tác.
• Chuẩn hóa quy trình quản lý và vận hành.
• Kiểm soát rủi ro và giảm sai lỗi trong hoạt động.
• Cải thiện năng suất và hiệu quả làm việc.
• Tăng khả năng tham gia đấu thầu và mở rộng thị trường.
• Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, cơ quan quản lý hoặc chuỗi cung ứng.

Điều kiện để được cấp chứng nhận ISO 9001:2015

Doanh nghiệp muốn được cấp chứng nhận ISO 9001:2015 cần:

• Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo các yêu cầu của ISO 9001:2015.
• Ban hành đầy đủ các quy trình, quy định và hướng dẫn cần thiết.
• Triển khai thực tế tại các phòng ban liên quan.
• Thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo.
• Khắc phục các điểm không phù hợp trước khi đánh giá chứng nhận.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký chứng nhận ISO 9001:2015

Khi đăng ký chứng nhận ISO 9001:2015, doanh nghiệp thường cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

1. Hồ sơ pháp lý

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Giấy phép hoạt động chuyên ngành (nếu có).
• Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp.

2. Hồ sơ hệ thống quản lý chất lượng

• Chính sách chất lượng.
• Mục tiêu chất lượng.
• Danh mục quy trình áp dụng.
• Quy trình quản lý theo yêu cầu ISO 9001:2015.
• Hồ sơ đánh giá nội bộ.
• Biên bản họp xem xét của lãnh đạo.
• Hồ sơ khắc phục và cải tiến.
• Các biểu mẫu, hồ sơ vận hành liên quan.

3. Thông tin đăng ký chứng nhận

• Phạm vi chứng nhận đề nghị.
• Địa điểm áp dụng hệ thống.
• Số lượng nhân sự.
• Lĩnh vực hoạt động.

Quy trình chứng nhận ISO 9001:2015 tại KMRA

Quy trình chứng nhận ISO 9001:2015 tại KMRA được thực hiện theo 07 bước nhằm đảm bảo tính khách quan, minh bạch và phù hợp với các yêu cầu quốc tế.

Bước 1: Đăng ký chứng nhận

Doanh nghiệp cung cấp các thông tin cơ bản bao gồm:

• Phạm vi hoạt động.
• Số lượng nhân sự.
• Địa điểm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Trên cơ sở đó, KMRA xây dựng chương trình đánh giá phù hợp với quy mô và đặc thù của doanh nghiệp.

Bước 2: Xem xét hồ sơ

KMRA tiến hành xem xét:

• Phạm vi chứng nhận.
• Các thông tin liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.
• Điều kiện thực hiện đánh giá.

Mục đích của bước này là xác định phạm vi đánh giá và lập kế hoạch đánh giá phù hợp.

Bước 3: Đánh giá giai đoạn 1

Đây là bước đánh giá mức độ sẵn sàng của hệ thống quản lý chất lượng trước khi đánh giá chính thức.

Nội dung đánh giá gồm:

• Xem xét tài liệu hệ thống.
• Kiểm tra việc triển khai ban đầu.
• Xác định các vấn đề cần khắc phục.

Kết quả đánh giá giai đoạn 1 giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống trước khi chuyển sang giai đoạn đánh giá chứng nhận.

Bước 4: Đánh giá giai đoạn 2

Đây là giai đoạn đánh giá chính thức tại doanh nghiệp nhằm xác định mức độ phù hợp của hệ thống với các yêu cầu của ISO 9001:2015.

Nội dung đánh giá bao gồm:

• Quy trình vận hành thực tế.
• Hồ sơ và biểu mẫu.
• Hoạt động kiểm soát chất lượng.
• Hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý.

Đoàn đánh giá sẽ phỏng vấn nhân sự, kiểm tra hồ sơ và quan sát hoạt động thực tế tại hiện trường.

Bước 5: Thẩm xét hồ sơ chứng nhận

Sau khi hoàn thành đánh giá, hồ sơ sẽ được thẩm xét độc lập nhằm:

• Đảm bảo tính khách quan.
• Xác nhận việc tuân thủ yêu cầu chứng nhận.
• Đưa ra quyết định cấp chứng nhận.

Bước 6: Cấp chứng nhận ISO 9001:2015

Doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận ISO 9001:2015 khi:

• Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn.
• Hoàn thành các hành động khắc phục điểm không phù hợp (nếu có).
• Được hội đồng chứng nhận phê duyệt.

Thông thường giấy chứng nhận có hiệu lực trong vòng 03 năm.

Bước 7: Đánh giá giám sát hàng năm

Trong chu kỳ chứng nhận 03 năm, doanh nghiệp sẽ được đánh giá giám sát định kỳ để đảm bảo:

• Duy trì hệ thống quản lý chất lượng.
• Tuân thủ các yêu cầu ISO 9001:2015.
• Liên tục cải tiến hiệu quả hoạt động.

Đánh giá giám sát thường được thực hiện mỗi năm một lần.

Thời gian chứng nhận ISO 9001:2015 mất bao lâu?

Thời gian chứng nhận phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Quy mô doanh nghiệp.
• Số lượng nhân sự.
• Số địa điểm áp dụng.
• Mức độ hoàn thiện của hệ thống quản lý chất lượng.
• Phạm vi hoạt động được chứng nhận.

Thông thường, thời gian từ đăng ký đến cấp chứng nhận có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng tùy từng doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng đạt chứng nhận ngay từ lần đánh giá đầu tiên.

KMRA – Đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình đạt chứng nhận ISO 9001:2015

KMRA hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn quy trình chứng nhận, phạm vi đánh giá, thời gian thực hiện và chi phí phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động của từng tổ chức.

Liên hệ KMRA ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết về quy trình chứng nhận ISO 9001:2015 phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Quý khách hàng có nhu cầu đăng ký chứng nhận/đào tạo ISO hoặc cần tư vấn lựa chọn tiêu chuẩn phù hợp, vui lòng liên hệ KMRA để được hỗ trợ và nhận báo giá chi tiết.

KMRA tư vấn quy trình chứng nhận, phạm vi đánh giá, thời gian thực hiện và chi phí phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động của từng doanh nghiệp.

Trụ sở HCM:         ☎︎+84 28 3535 4350 | Zalo 0983 890 712 | kmarvn@kmr.com.vn

Chi nhánh Hà Nội:☎︎ Zalo 0966 177 712 | support.hanoi@kmr.com.vn

KMRA ACADEMY:   ☎︎ Zalo 0982 704 713| sales01@kmr.com.vn